L'idea
Ricerca dei contenuti > Brainstorming > Definizione dell'idea > Trovare il nome
L'idea #1
La ricerca dei contenuti
Come si inizia a ideare un evento? Esiste un supermercato delle idee?
In un certo senso, sì, esiste proprio un supermercato delle idee, lo troviamo nel momento in cui – nella prima fase di ideazione del nostro progetto – ci dedichiamo a studiare ciò che è già stato fatto da altri. Per il cervello equivale a mangiare una fetta di torta: vedendo progetti a cui ispirarsi i neuroni si riattivano, per crearne di simili o di diversi.
La fase della ricerca, in gergo pomposamente chiamata "analisi di scenario", è una fase in cui si cerca di capire a fondo il tema che ci interessa individuando i contenuti: a partire da libri, da articoli – che si possono cercare on line o in biblioteca.
Porre domande stimola la ricerca di risposte: ciò comporta la formazione di una base di riflessione, che serve come punto di partenza, e di un insieme di conoscenze condivise, che ci aiuterà a progettare.
Possiamo partire da alcune domande:
Che cosa vuol dire sostenibilità?
Che cosa ne sappiamo e cosa vorremmo scoprire sul tema?
Vi alleghiamo alcuni documenti per approfondire i temi. Potrete approfondire le ricerche nei motori di ricerca inserendo delle parole chiave.
Cerchiamo di individuare quali eventi sono stati creati su quel tema in tutto il mondo: il web è una rete di contenuti che permette l'accesso a tutto il mondo e apre molti orizzonti che possono andare oltre il piano nazionale.
Ci sono scuole che hanno lavorato sul tema o prodotto documenti sull'argomento?
Ci sono scuole o gruppi di ragazzi che hanno realizzato eventi sulla sostenibilità? Quali? Come sono stati realizzati? Qual è il progetto più interessante?
STRUMENTI UTILI PER QUESTA FASE DI LAVORO
L'idea #2
Brainstorming
Ovvero come fare un frullato misto di teste e di idee sulla stessa questione: che evento realizzare per parlare di sostenibilità a scuola?
Se dovessimo immaginare di realizzare un evento, quale ci piacerebbe fare? Una mostra, un libro, un e-book, un blog, un concerto, un sito, un opuscolo, un video, uno spettacolo comico, un fumetto, una maratona, una raccolta di materiali usati, una performance...
La fase generativa. Qualsiasi tecnica di creazione di mappe per la generazione delle idee si scelga di adottare (brainstorming, mappe concettuali, mappe mentali, ecc.), si deve tenere presente che la fase generativa, quella in cui si dà spazio al libero flusso di pensieri, è la prima tappa.
Una tecnica rodata e utile per mettere in comune le idee è il brainstorming che consente di creare una mappa di tutte le idee con i post-it o foglietti di carta. Nel brainstorming si parte da una domanda o un concetto centrale che si scrive su un post-it: per esempio "creare un evento sulla sostenibilità a scuola". Servendosi di un processo di libera associazione tutti possono avere spunti e idee da condividere. Può trattarsi di contenuti, o idee di possibili eventi, o spunti di riflessione utili a sviluppare la discussione. Ciascuno scrive uno spunto su un post-it. Per la buona riuscita del lavoro di mappatura è necessario che nessuna idea o suggerimento venga commentata o scartata. Si crea così una grande mappa di spunti e prime idee su possibili eventi da realizzare.
Fotografate i vostri brainstorming e teneteli da conto.
STRUMENTI UTILI PER QUESTA FASE DI LAVORO
Scaricate un’applicazione per fare le mappe concettuali
Cmap Tool
Tutorial Cmap
Fate una mappa on line con:
Mindomo
Vedi Tutorial Mindomo
Canva
Vedi tutorial Canva
Coggle
Vedi tutorial Coggle
L'idea #3
La definizione dell'idea
Alla fase caotica e generativa in cui le idee si aggrovigliano tra loro deve seguire la fase organizzativa.
Elaborate una seconda versione della mappa dei post-it, riordinando le cose. Gli spunti emersi devono essere organizzati in gruppi, selezionati e sistemati per vedere quale idea sembra più coerente, interessante e fattibile.
La fase di organizzazione delle idee può richiedere un tempo lungo, più lungo della fase generativa, e necessita di diversi passaggi prima di arrivare alla selezione dell'idea più coerente ed efficace. Possiamo aver bisogno di riorganizzare le idee più e più volte. Ma se non si riordinano le idee e non si operano scelte precise, il progetto potrebbe prevedere troppe cose. Meglio selezionare le proposte e ridurle a una sola, all'idea che ci sembra più realizzabile e più stimolante.
Fotografate questa seconda mappa. Se usate sito on line come Mindomo, scaricate e salvate il file pdf. Vi sarà molto utile nelle fasi di progettazione.
STRUMENTI UTILI PER QUESTA FASE DI LAVORO
Scaricate un’applicazione per fare le mappe concettuali
Cmap Tool
Tutorial Cmap
Fate una mappa on line con:
Mindomo
Tutorial Mindomo
Canva
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Coggle
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L'idea #4
Il nome e le parole chiave
Un aspetto delicato della fase di ideazione è la ricerca del nome del progetto, in gergo il naming. Il nome deve essere breve, efficace, memorizzabile e facilmente trasformabile in un logo.
Ricordate che il nome è la prima cosa che si legge, costituisce la prima impressione, sulla quale ci si fa subito un'opinione positiva o negativa del progetto. Un'idea innovativa e vivace con un nome antiquato e noioso verrebbe recepita come qualcosa di vecchio e poco stimolante.
Potrete fare tutti molte proposte e preparare una lista, se non riuscite a decidere qual è il nome migliore fra quelli proposti, procedete con le votazioni. Se avete in mente di creare un sito o un blog verificate se il dominio è libero digitando – www.nomeevento.it – su nic.it, o siti simili. Allo stesso modo, se prevedete di creare una pagina Facebook o Instagram (o un evento), verificate che non esistano già pagine o profili con lo stesso nome.
Trovato il nome, provate a stendere una sintesi dell'idea progettuale di 20/30 righe. Il vostro testo deve contenere delle informazioni importanti: chi, cosa, come, dove, quando. Ciascuno scriva una sintesi dell'idea, poi scegliete il testo più conciso, chiaro e appassionante. Se uno o due di voi hanno dato prova di bei testi, potreste aver trovato anche i copy di progetto. Il "copy" – abbreviazione di copywriter – è la persona che scrive i testi nelle agenzie di comunicazione.
Scegliete ora alcune parole chiave che sintetizzano il progetto, che ne mettono in luce gli obiettivi e le specificità. Le parole chiave sono il nocciolo del progetto, rappresentano una selezione di poche parole che rendono esplicito lo stile e le priorità del nostro evento.
STRUMENTI UTILI PER QUESTA FASE DI LAVORO
Il progetto
La descrizione di progetto > Fare il budget
Il progetto #1
Descrizione di progetto
Avete selezionato l'idea di evento più convincente sui temi della sostenibilità, ora si può affrontare la fase di progettazione. Un progetto va sviluppato e poi scritto, in modo che altri possano capirlo. Vi forniamo un indice delle voci di una scheda di progetto per avviare il lavoro.
Nella descrizione bisognerà spiegare alcuni aspetti:
Che evento realizzate? (L'idea)
Quali sono gli obiettivi del nostro progetto? (Gli obiettivi)
A chi è rivolto l'evento? (Il target)
Come viene realizzato? (Le azioni di progetto)
Dovrete suddividere bene l'idea in azioni di progetto separate. Quante azioni prima, durante e dopo si devono prevedere affinché il progetto riesca perfettamente? Avete deciso di realizzare una mostra, un catalogo, un sito, dei volantini, delle conferenze itineranti nelle classi, un flash mob al mercato rionale...?
Elencate tutte le azioni di progetto che prevedete di attuare e che lo rafforzano. Potreste di nuovo utilizzare la tecnica del brainstorming o le mappe concettuali per individuare tutto quello che sarà utile fare, oppure rileggere la mappa che avevate creato all'inizio. Sarà un'utile base di partenza: scartate le idee che non vi interessa sviluppare e aggiungetene altre che vi sembrano interessanti.
STRUMENTI UTILI PER QUESTA FASE DI LAVORO
Abbiamo preparato per voi la scheda progetto, potete scaricarla a questo link
Lavorare in condivisione accelera il processo: Google Drive
Il progetto #2
Fare il budget
Fare un budget non è difficile, se avete le idee chiare sul vostro progetto e se vi siete preparati una lista di tutto quello che vi serve: dal proiettore ai chiodi, dai costumi ai dépliant.
Dovete compilare una lista ordinata con tutte le "voci di costo" e cercare on line, o chiedere ai negozianti dei preventivi per ogni voce.
Se il progetto costa troppo, dovete trovare delle soluzioni meno costose: invece di affittare un videoproiettore, si può utilizzare una lavagna interattiva della scuola; invece di affittare un teatro, si può ricorrere a un auditorium parrocchiale o chiedere al Comune una sala per la mostra – se non vi fa pagare diventa un partner di progetto e lo dovete mettere sul volantino! Quando si stende il budget si fa parecchia ginnastica mentale cercando di ridurre i costi, ma mantenendo alta la qualità.
Vi forniamo un modello di budget su file excel da scaricare, voi dovrete inserire le voci e i costi.
STRUMENTI UTILI PER QUESTA FASE DI LAVORO
Abbiamo preparato per voi un foglio excel per il budget, potete scaricarlo a questo link
La produzione
Pensare concretamente > L'organigramma > Cosa, chi e quando
La produzione #1
Pensare concretamente
Finora vi siete concentrati sull'ideazione e la scrittura di progetto. Questa fase ha richiesto di definire nei particolari non solo ciò che si farà, ma anche come si renderà interessante l'idea. Prima di "iniziare a fare", però, è necessario pianificare nel dettaglio le azioni e i tempi in schemi e strutture, che vi aiuteranno a ricordare tutto quello che bisogna fare, a che punto va fatto, chi lo deve fare, ecc., quando sarà il momento di entrare in azione.
Nella fase di produzione si stila un piano operativo e concreto: si predispongono i gruppi di lavoro e i ruoli di ognuno;
si definiscono i tempi per realizzare tutto quello che serve;
si prendono accordi con gli spazi; si verificano i preventivi, ecc.
La produzione è la fase attiva e dinamica, in cui, dopo la riflessione dell'ideazione e della progettazione, tutto ciò che è stato scritto diventa reale. Nelle agenzie di comunicazione il producer è la persona che struttura, organizza e coordina tutte le persone coinvolte nel progetto, prepara i piani di lavoro (il cronoprogramma) e affida i ruoli in base all'organigramma.
STRUMENTI UTILI PER QUESTA FASE DI LAVORO
Alcune guide per la produzione sostenibile di un evento:
La produzione #2
Chi fa cosa: l'organigramma
È ora di decidere chi fa cosa.
La divisone dei ruoli è importantissima, e non può essere decisa in ritardo, va piuttosto stabilita in anticipo. L'organigramma è uno schema delle persone coinvolte e dei loro ruoli all'interno del progetto, una suddivisione dei ruoli e delle competenze visualizzabile in un unico schema.
Quante squadre di lavoro servono? Di cosa si occupa ogni squadra? Chi coordina la squadra?
Chi si occupa della grafica dei manifesti, dei dépliant, ecc.? Chi li coordina?
Chi scrive i testi dei manifesti, del comunicato stampa? Chi li coordina?
In quanti si occuperanno della produzione dell'evento? Chi li coordina?
Chi fa le foto e i video del backstage e dell'evento? Chi li coordina?
Chi si occupa della promozione on line e della distribuzione dei manifesti e volantini?
Chi coordina tutti?
La classe deve essere suddivisa in gruppi di lavoro, in funzione di ciò che serve al progetto.
Ogni gruppo deve sapere che cosa fare e da chi è guidato.
STRUMENTI UTILI PER QUESTA FASE DI LAVORO
Abbiamo preparato per voi un esempio di organigramma.
Utilizzate sito on line per l'organigramma
Ominplan
Vedi il tutorial per Omniplan
Mindomo
Vedi il Tutorial Mindomo
La produzione #3
Cosa, chi e quando: il cronoprogramma
Bisogna realizzare uno schema operativo su più settimane: il cronoprogramma è una tabella per la produzione con tutte le voci e i tempi in cui realizzarle.
Il cronoprogramma consente la visualizzazione dell'insieme delle azioni necessarie, favorendo una visione panoramica della complessità del progetto. Non si tratta di uno schema teorico; è il riferimento settimanale concreto per verificare l'andamento dei gruppi di lavoro. Aiuta a rispettare le proprie scadenze, per non ritardare il lavoro della classe.
È un memorandum sintetico che serve a definire in modo dettagliato che cosa è necessario fare, decidere che cosa va fatto prima o dopo, e quando bisogna iniziare ogni step. Realizzate, quindi, uno schema che permette di non dimenticare nessuna delle fasi, e di fornire promemoria per le scadenze di ciascuna di esse. Alla fine di questa fase, ognuno deve sapere cosa fare, e quando farlo, verificando il cronoprogramma.
STRUMENTI UTILI PER QUESTA FASE DI LAVORO
Abbiamo preparato per voi un foglio excel con un cronoprogramma, scaricatelo.
Per un modello più complesso utilizzate il Diagramma di Gantt
La promozione
Prima dell'evento > Durante l'evento > Dopo l'evento
La promozione #1
Prima dell'evento
Un aspetto fondamentale è far sapere in ogni modo che l'evento avrà luogo.
Diffondete nella scuola la notizia e le informazioni più importanti: chi, cosa, come, quando, dove. Bisogna preparare diversi "strumenti di promozione" per poter far circolare l'informazione.
Tra questi:
Il comunicato stampa. È importante preparare un testo breve e sintetico da inviare ai giornali della città e di quartiere; ma può essere diffuso anche attraverso il sito della scuola, o contattando altre scuole e chiedendo di far girare la notizia. Il comunicato stampa deve essere breve, molto chiaro e contenere tutte le informazioni fondamentali. Ecco qui alcuni consigli utili.
Brochure e manifesti per l'evento. Con programmi anche semplici è possibile realizzare cartoline o manifesti, sia in forma cartacea sia in forma digitale. È importante verificare che siano stati inseriti tutti i dati del comunicato stampa e che siano corretti, e dare poi al tutto una veste grafica interessante.
La diffusione. Se prevedete di stampare un po' di manifesti e volantini potrete portarli in tutti i negozi, biblioteche, bar e altri luoghi che vi vengono in mente. Ma ne può essere anche salvata una versione digitale da mandare via mail e formati specifici da utilizzare sui social network per post di promozione (ad esempio quello quadrato per il feed di Instagram o rettangolare per le stories).
In ogni caso dovete preparare delle liste (database) in cui segnare tutti i giornali, le persone, le classi, le scuole e gli altri luoghi o siti a cui pensate di far avere i materiali di promozione. In assenza di un piano d'azione già preparato la fase di promozione può diventare caotica.
N.B. I termini entro cui inviare ai giornali i materiali da inserire sono definiti: se non ve ne accertate prima telefonicamente, potreste mandare il comunicato stampa e la vostra cartolina in versione digitale al giornalista troppo tardi!
Il passaparola. Tutti in classe dovete attivarvi per diffondere la notizia dell'evento: tra gli strumenti di diffusione, il passaparola tra le persone e tramite i social network è molto efficace.
STRUMENTI UTILI PER QUESTA FASE DI LAVORO
Per la creazione di manifesti, locandine, flyer e formati per i social:
Canva
Create una presentazione dinamica:
Prezi
Genially
La promozione #2
Durante l'evento
Durante l'evento, quando si ha tutto sotto gli occhi, non si pensa che nel giro di qualche ora, giorno o settimana non ci sarà più.
È importante scattare foto e girare video che vi aiuteranno a ricordare il lavoro svolto e che inserirete nei documenti che avevate preparato. Se avete aperto dei profili Facebook o Instagram potete organizzare una diretta dell’evento o raccontare i momenti salienti attraverso storie o post. È molto bello anche produrre foto e video di "backstage", cioè di tutte le fasi di preparazione (dal lavoro in classe alle foto delle maquette dei manifesti, all'allestimento, ecc.). Prevedete quindi che qualcuno si occupi del backstage e delle riprese durante l'evento, e nell'organigramma definite a chi spetta questo compito. Prevedete anche un numero sufficiente di smartphone, macchine foto e video e caricabatterie a portata di mano!
Le foto dell'evento vanno inserite nei vari documenti che diventeranno così più chiari e interessanti. Le foto devono essere selezionate e archiviate con cura; per farlo, potete utilizzare Flickr, Google Foto o qualsiasi cartella foto, che vi permetterà di condividerle con i compagni anche a distanza di anni.
STRUMENTI UTILI PER QUESTA FASE DI LAVORO
Carica le foto:
Canva
Create una presentazione dinamica:
Flickr
Leggi un tutorial di Flickr su Slideshare
La promozione #3
Dopo l'evento
Si potrebbe erroneamente pensare che quando un evento è finito, è finito anche il lavoro.
Ma se si lavora su temi importanti come la sostenibilità, e se prima dell'evento si era troppo presi dalla sua realizzazione, concluso l'evento ci si può dedicare alla diffusione di documenti, presentazioni e fotografie tra conoscenti e sul web. I materiali prodotti, l'idea di progetto, le conoscenze accumulate durante il lavoro potranno servire ad altri. Ma senza la diffusione e il salvataggio nel web, l'evento non avrà memoria.
Vi invitiamo a diffondere la vostra conoscenza. I materiali realizzati per la promozione (presentazioni, documenti, foto) possono essere collocati in varie piattaforme di social network: Slideshare è ottimo per i power point o pdf; Genially e Prezi permettono di condividere direttamente i link delle vostre presentazioni; flickr, Instagram e Facebook per le foto o video, ecc.
Crediti
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